Zentrale Ablage von Dateien und Dokumenten inkl. Versionierungstool, Archivierung etc.
Herausforderung:
Auftragsziel war, den Datenbestand eines Unternehmens (mit internationalen Niederlassungen) zentral zu sichern und allen Mitarbeitern – an jedem Arbeitsplatz, weltweit – zur Verfügung zu stellen.
Die Daten (Dateien, Dokumente) sollten sich je nach Berechtigung speichern, einsehen, bearbeiten und löschen lassen – von Mitarbeitern oder Teams, die bisher unterschiedliche Ablageverfahren (Ordnungskriterien) verwendet hatten.
Mitarbeitern von Partnerfirmen sollten auf einen frei definierbaren Teil der Daten zugreifen können.
Arbeitsstände mussten sich versionierbar in Archiven ablegen lassen, damit jederzeit ein definierter Stand abrufbar ist. Abläufe und Veränderungen sollten lückenlos nachvollziehbar sein.
Lösung:
Ein Windows-Client bietet dem Anwender die Möglichkeit, Dateien strukturiert abzulegen, zu bearbeiten und zu verwalten – einfach und intuitiv, wie im Explorer.
Die unterschiedlichen Dateien und Dokumente werden mittels frei definierbaren Attributen mit charakterisierenden Schlüsselinformationen (z.B. Herstellungsdaten, Änderungsdaten, Freigabestatus, fachspezifische Informationen usw.) versehen. Diese Schlüsselinformationen ermöglichen durch "strukturiertes Sichten" einen gezielten Zugriff auf alle benötigten Dokumente zu einem Projekt – unabhängig von dem tatsächlichen Ablageort innerhalb des Datenbestandes.
Zu jedem Dokument lässt sich ein Hyperlink generieren und weitergeben. Je nach eingestellter Vertraulichkeit des Hyperlinks und Rechten des Benutzers, kann der Empfänger das zugehörige Dokument öffnen – vorausgesetzt, das benötigte Programm (z.B. Word, Excel, usw.) ist installiert. Der Windows-Client wird in diesem Fall nicht benötigt.
Jeder Anwender kann sich informieren, wer wann welche Dokumente erzeugt oder verändert hat. Dokumente, die aus mehreren Dateien bestehen, können gemeinsam archiviert und bearbeitet werden.
Regelmäßig werden bei einem nächtlichen Batchlauf eines dokumenterzeugenden Systems der Qualitätssicherung 60.000 automatisch generierte Berichte in das System eingespielt und stehen den Anwendern am nächsten Morgen zur Verfügung.
Die Administration des Systems erfolgt über eine eigenständige Web-Anwendung.
Features:
- Gemeinsamer Zugriff des Teams auf Dokumente
- Umfangreiche Rechteverwaltung
- Versionierung von Dokumenten
- Freie Vergabe von Attributen auf allen Elementen
- Vererbung von Berechtigungen und Attributvorlagen
- Automatischer Import von Dokumenten
- Unterstützung für Massenoperationen
- Flexible Strukturierung der Dokumente nach Attributinhalten
- Unterstützung für alle Dateitypen
Technologien:
Java, J2EE, EJB, Servlets, XDoclet, Ant, CruiseControl, SOAP, RMI, IBM WebSphere, Oracle, Torque, JAXB, Axis, Struts
Nutzen:
- Zentrale Ablage, Verwaltung und Sicherung von Dateien und Dokumenten für die Zusammenarbeit an komplexen Projekten.
- Einfache und intuitive Bedienbarkeit für schellen Zugriff auf die Daten.
- Versionierbarkeit zur Sicherung von definierten Datenbeständen.
- Umfangreiches Rechtekonzept ermöglicht die Zusammenarbeit mit Entwicklungspartnern auf einem zentralen Datenbestand.
- Einfacher Zugriff auf Dateien mittels Hyperlink für die komfortable Weitergabe von Dateien.
- Gliedern von Dokumenten nach Attributinhalt für die Erstellung definierter "Datensichten" (Views).
- Datenimport von Massendaten zur gesicherten Ablage innerhalb des Unternehmenssystems.
